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Hinweise zur E-Mail-Kommunikation mit der Stadt Langen
Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Langen richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach § 3 a Hess. Verwaltungsverfahrensgesetz (HVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Langen hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet. Bitte berücksichtigen Sie bei der E-Mail-Kommunikation folgenden grundsätzlichen Hinweis:
Beim Versenden von unverschlüsselten E-Mails besteht generell die Gefahr, dass sie auf dem Transportweg zur gewünschten Person von Unbefugten gelesen, verändert oder gelöscht werden können. Für vertrauliche Daten, die nicht über eine sichere Verbindung übermittelt werden können, empfiehlt sich weiterhin der Briefversand. Eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation nebst signierten E-Mails ist derzeit mit der Stadt Langen nicht möglich.
Städtische E-Mail Adressen für den einfachen formlosen Schriftverkehr
E-Mails im Rahmen des einfachen formlosen Schriftverkehr, in denen die Schriftform und somit auch die Unterschrift nicht erforderlich ist, können Sie an die E-Mail-Adresse magistrat@langen.de oder direkt an den/die zuständigen Fachdienst/Stabsstelle richten. Möchten Sie Dateianhänge versenden, sprechen Sie die Dateiformate bitte vorher mit Ihrem Mailadressaten ab. Mailanhänge mit einer Größe bis zu 8 MB werden von der Stadtverwaltung Langen problemlos akzeptiert. Die Stadt Langen ist aus Gründen der Gleichbehandlung gehalten, eingehende E-Mails grundsätzlich wie normale Briefpost zu behandeln. Sie können also durch die Kommunikation per E-Mail keine wesentlich beschleunigte Erledigung Ihres Anliegens erwarten. Die Beschleunigung durch den Wegfall von Postlaufzeiten bleibt Ihnen allerdings erhalten.
Hinweise zur Rechtsfolge bei der Zusendung formgebundener Schreiben per E-Mail
Fristgebunden Anträge oder rechtliche Erklärungen, die per Gesetz eine Schriftform erfordern (zum Beispiel in förmlichen Verwaltungsverfahren) können derzeit noch nicht rechtswirksam per E-Mail an die Stadt Langen geendet werden. Es können per E-Mail keine Verträge geschlossen und keine rechtlich bindenden Willenserklärungen elektronisch abgegeben werden. Die vorstehende Einschränkung gilt sowohl für die Zugänge per E-Mail-Adresse, für E-Mail-Kontaktformulare als auch für jede Art von Web-Formularen und sonstigen Zugängen. Alle anderen bekannten Mailadressen sowie personenbezogene Mail-Adressen von Bediensteten der Stadtverwaltung Langen stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang. Eine Benachrichtigung über die Nichtverwertbarkeit kann in der Regel nicht erfolgen, da damit ein unverhältnismäßig hoher Aufwand verbunden wäre. Bitte weichen Sie deshalb in diesen Fällen bis auf weiteres auf die konventionellen Kommunikationswege aus.
Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung
Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzten Sie sich bitte vorher mit der zuständigen Sachbearbeitung oder bei technischen Fragen mit dem Fachdienst 34 (Tel.: 06103 203 121) in Verbindung.